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差旅费招待费会计分录(税务指导:差旅费or商务招待费?会计做账6个误区)

请注意以下几个方面:业务招待费是否计入财务费用,差旅费招待费会计分录

差旅费招待费的会计分录

智墨普税

01旅行费用报销分类不同

02建议先收集报销流程和会计处理

一、员工费用报销有哪些规定?

1.任何类型的采购和支出,包括物品设备采购、差旅费、车费、交通费等,必须在事件发生前按照预算和费用审计权限的规定取得书面批准。

2.报销人员必须取得完整、真实、合法的原始凭证(发票单位名称必须正确),报销人应整齐粘贴A4纸张大小的存单必须粘在一起。根据原始凭证的交易时间分类,详细填写付款单和费用及差旅费报销申请表,并自行编号供参考。付款一般采用支票、转账、汇入员工账户的方式,经授权人员批准,经财务部批准后方可付款。

3.报销以周为单位,并附有相关凭证,几周内不得粘在一起,否则财务部将退款。当月发生的费用应尽可能在当月报销,最迟不得超过发生月份的次月。逾期的,经总经理书面批准,财务部不予报销。

4.签名规定:

① 所有员工在任何凭单上签字,表示完全同意凭单中包含的事项和金额,并履行诚实申报或认真审核的职责。② 所有签名应同时附注日期。如果没有附注日期,未签注日期的员工将承担最不利的结果。

5.财务审查结果根据情况处理如下:

① 退回报销单(注明退回原因)。② 取消部分不合格、不合理、说明金额不金额后付款(附取消原因)。③ 要求报销人员补充说明或补充必要文件。④ 交付(汇)款。

6.员工每周报销一次,每月最后一个星期五不汇款。

7.每周汇员工报销款后,差异表会E-mail对各部门主管、秘书或助理,如有疑问,可向各部门秘书或助理查询。

8.报销流程前,所有文件不完整的,必须在进入报销流程前完成手续。

二、差旅费报销手续的具体流程

1.提供合法票据。在要求住宿票据时,应要求对方填写完整的票据内容,包括:单位名称(姓名)、日期、住宿天数、单价、金额、填写人。

2.填写员工出差五定审批单。内容包括:姓名、地点、交通、出差任务、出差时间、领导签字批准。

3.参加会议的,应当附上领导签署的会议通知书。

4.填写差旅报销单。填写内容包括:姓名、出差日期、出差日期、出差原因、起止地点、起止日期、车船费、住宿费等。

5.提交统计部门审核,审核正确,然后提交财务审核,经办人将审核正确的差旅报销单报公司领导批准。

6.公司出差人员补贴实行承包制度的,必须提供住宿发票、餐饮发票,否则计入个人工资收入。

7.附件要求经办人、会计部门、财务部门审核签字,负责人签字。

8.提交财务报销。

三、住宿费报销手续具体流程

1.出差人员的住宿费按实际住宿天数报销。

2.出差人员由接待单位或住在亲友家的,不予报销。

3.原则上,旅游人员的住宿费报销标准按照规定的标准执行。有影响公司整体形象的新闻媒体采访、会见地方政府官员、知名人士或特殊业务情况的,可以在领导允许的前提下报销。

4.住宿标准一般是指同性两人同时出差,按房间标准报销,副总以上出差,可单独住宿。

四、伙食补助费的报销手续具体流程

1.中午12点前离开本市按全天补贴;2.中午12点以后离开本市半天补贴;3.中午12点前到达本市半天补贴;4.中午12点以后返回本市按全天补贴。

五、交通费报销程序的具体流程

1.在旅途中,如果没有卧铺(从晚上8点到次日上午7点,在车上过夜6小时以上或连续12小时以上),则应按票价50%和其他列车票价60%给予补贴。原则上,订票费和退票费不予报销。如有特殊情况,需书面报告,报主管领导批准后方可报销。

2.取消自带车辆人员的交通补贴(出租车需经主管领导同意)。

3.除下列情况外,出差人员原则上不得乘坐出租车:

1)出差目的地偏远,无公共交通工具;2) 携带巨额资金或重要文件,确保安全;3) 收发货物重,搬运困难或时间紧迫;4)陪同重要客人外出;5) 特殊业务或夜间工作不方便。

报销前必须经部门主管同意。

4.出差人员应按照最简单、最快的路线乘坐汽车和船舶,不得饶行。出差期间,经领导批准回家探亲、办事、参观、参观非工作需要的,饶线支付的费用由个人自行承担,期间按事假考勤。如果有特殊情况,如果春节旅游高峰不能买票,只有在主管领导同意后才能报销。

六、通讯费报销程序的具体流程

除外出学习、驻厂人员外,每天补贴10元通讯费,特殊情况经主管领导批准。

七、其他费用报销程序的具体流程

1.在出差过程中,因业务工作需要使用招待费的,经主管领导同意,经安排领导批准并签署意见后,财务部门可以审核报销。

2.出差人员应保留完整的车票时间、车次和住宿发票作为计算费用的依据。公司代为订票的,应当保留复印件作为审核依据。

3.司机外出按15元/100公里补贴,驾驶时违章罚款不予报销。

4.经主管领导许可,两人以上出差人员可以按照高级人员标准执行。

5.到集团办公室的人员在出差时享受食品补贴。到达后,住宿由办公室承担,不享受食品和住宿。因经营距离较远,不能返回办公室就餐的,可以享受食品补贴,但需持有办公室负责人的签字确认证书。

6.外出参加会议时,会议费用包括住宿,不再享受住宿费用,只享受城市交通费用。会议费用不包括住宿时,按上述标准给予补贴。

7.外出学习、驻厂人员,每天食品补贴16元,期间不享受城市交通、住宿费,途中可享受交通、食品补贴。

八、在非定额备用金制度下报销备用金的会计处理

非定额备用金是指单位根据各业务所需备用金的金额,向出纳员提前借款,用发票等原始凭证一次性向财务部门报销,多退少补,一次结算,下次再次办理贷款手续。

财务部门在报销时编制转账凭证,借方账户与定额备用金报销时相同,借方账户为其他应收账款账户。实际支出小于预付款金额的,应当编制现金收款凭证,收回多笔借款现金;实际支出大于预付款金额的,应当编制现金支付凭证,并提供经办人预付款。

例:大新公司对行政部门采用非定额备用金制度,行政部门为购买办公用品预借备用金1600元。预借时,财务部门根据贷款凭证编制现金支付凭证,其会计分录如下:

借:其他应收款-备用金(行政科) 1600

贷款:库存现金 1600

行政部门购买办公用品1520元后,凭发票和验收入库单向财务部门报销,退还80元多余现金,财务部门编制转账凭证,其会计分录如下:

借:管理费 1520库存现金 80贷款:其他应收款-备用金(行政科) 1600

出纳员收回了80元未借的现金。

行政部门实际购买办公用品1780元,预付180元的,除按规定编制转账凭证外,其会计分录为:

借:管理费用 1780贷:其他应收款——备用金(行政科) 1600库存现金 180

出纳员向行政科支付180元现金,并退还行政科经办人支付的180元现金。

备用金报销的处理因企业备用金管理制度而异。备用金管理制度可分为定额备用金制度和非定额备用金制度。

所谓定额备用金,是指单位根据零星费用和零星采购的实际需要,对经常使用备用金的内部部门或工作人员核定现金金额,并确保其经常保持核定金额。实行定额备用金制度。使用定额备用金的部门或者工作人员应当按照批准的定额填写贷款凭证,一次性领取全部定额现金,使用后凭发票等相关凭证报销。出纳员应补充原定额,以确保部门或工作人员经常保持批准的现金定额。只有在取消定额备用金或更换代理人时,备用金才会全部退还。

实施定额储备基金的单位,内部部门或有关人员使用储备基金购买货物或零星费用后,应将购买的货物移交仓库保管员进行验收和仓储,并凭验收入库单和发票向财务部门报销,用于其他费用的发票或其他原始凭证向财务部门报销。有关部门或者工作人员报销时,会计人员应当编制现金支付凭证。出纳员应当按照支付凭证用现金补充报销的部门或者工作人员。报销后,有关部门或者工作人员的现金达到批准的限额。

例:大新公司维修科使用定额备用金制度,金额为1200元。5月14日用现金购买零配件800元,其备用金只剩下400元,次日到财务科报销,会计编制付款凭证,出纳员补给现金800元,这样维修科的备用金又达到了 1200元。会计分录是:

借:管理费 800贷:库存现金 800

如果维修部门在5月14日购买的备件实际支付1400元,经办人员提前支付200元现金,出纳员在5月15日报销时支付的现金为1400元,维修部门的备用金在支付给经办人员200元后恢复到1200元。

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